2013-10-14 19:27:37

實習總心得

國立臺灣藝術大學  藝術與文化政策管理研究所

學生至「藝文機構實習」  實習報告書

一、基本資料

姓       名:邱   涵                                   學   號:10025511

實習時間:102年7月1日~8月31日   實習單位指導人:林奎章

實習單位:宜蘭縣文化局表演藝術科

 

二、實習報告

 

1. 實習機構概況

(1)本局簡介:民國68年籌設,73年落成使用。89年由文化中心改制文化局,87年演藝廳開館使用。設置文化諮詢會議,文化大使志工團。

(2)組織架構:

局長副局長—秘書—政風室

  |                           人事室

蘭陽戲劇團                     會計室

                               行政科

                               圖書資訊科

                               表演藝術科

                               視覺藝術科

                               文化發展科

                               文化資產科

 

(3)表演藝術科:文化局於90年成立表演藝術科,負責演藝廳之營運與管理。

業務職掌:

a.演藝廳之場地租借、使用、管理及維護。

b.辦理各項音樂、舞蹈、戲劇等表演藝術活動事宜。

c.扶植與輔導地方傑出演藝團隊。

d.辦理本局附屬表演團隊(蘭陽管樂團、蘭陽合唱團)之訓練、研習與演出。

e.演藝團體登記及管理。

    實習的單位表演藝術科位於宜蘭演藝廳內,負責演藝廳的演出業務、表演藝術相關的業務,以及最重要的每年童玩節演出組的業務。還有負責藝文特色發展計畫、影視協拍、活化劇場等等專案的業務,其實含括的業務很多、很雜,卻又對地方藝文發展相關甚要。

 

2. 實習工作內容

(1)一般庶務工作。

(2)演藝團體資料庫更新校對。

(3)童玩節演藝廳演出協助。

(4)協助整理演藝廳演出檔期表。

(5)協助整理演藝廳103年上半年之評議申請資料。

(6)其他交辦工作。

 

3. 實習工作紀錄

(1) 7/1日童玩節會議見習。

關於恐龍小舞台演出排程表、經費概算等。舞台與樂器的搭配,是否噴水霧?噴水霧是為了降溫,但會傷害到樂器嗎?與團隊的接洽要注意check incheck out、停車的問題、宿舍房間床位的分配問題。交通、住宿、膳食三大問題。

與國外團體接洽雖然有隨隊人員,不過還是需要簡單的外文、詢問的技巧要注意。把演出執行list(考核用)出來,預先把表格設計出來。這樣可以知道接下來要做甚麼事,不會像無頭蒼蠅。

科長分享,行政就是非常繁瑣卻又重要的手續,即是要保存證據,跑流程、一關一關過。科長建議多看應用文,參考公文寫法。公文最基礎會接觸到的三種型式:函、簽、開會通知。印信、職名章的用法。

    實習的第一天就有好多資料等著去慢慢吸收。

(2) 7/2下午隨科長與孜宸出發至文化局行政科辦理童玩節相關業務。

    見習童玩節表演團體的簽約流程。與演藝團體超過十萬也是依採購法辦理。簽約流程大致上是招標、議價、投標、簽契約。簽約的流程,一般來說,議價完後不馬上簽約。因為契約書需時間加工。議價有三次機會。契約書的內容、效力順序也是撰寫契約書的學問。

    採購大約分三種:工程、勞務、財務。只要了解政府採購法,基本上在公司或其他機構就業時都可以有所幫助。

(3)演藝團體資料庫─紙本整理歸檔

    原先的演藝團體紙本資料是依年度、時間順序來編排團體去裝訂的。希望以團體分類,團體裡再依年度編排。所以整理後的檔案夾裡可以看到該團歷年的申請記錄等資料。

(4)演藝團體資料庫─Access資料庫

    將之前整理好的紙本資料與Access資料庫做校對的工作。之前已將各年度資料依團體分類好了,而Access資料庫裡的資料有些沒有更新,所以必須校對演藝團體資料的內容有無誤植或需修正的地方,並直接改正。

    將整理演藝團體資料庫時發現的一些疑問與心得一一列出。我的疑問與督導員經驗分享如下:

a.可擔任多團之負責人或團長嗎?→可以。

b.可擔任多團之團員嗎?→可以。

c.演藝團體設立有哪些規範?→可以參考規定,基本上兩人以上即可組成團體。但是規定上沒有明確規定要幾個人以上才可以設立團體,我就疑問說一個人可以組團嗎?

d.團體立案後有何好處?為何要團體立案?→雖然宜蘭縣演藝團體設立登記的法規沒有相關的詳細資料,不過其實有節稅的方案、補助等等,有立案登記對於團體的演出申請都會比較容易。

e.演藝團體可以營利嗎?若登記為非營利團體,不得從事短期補習班教學之類的營利活動,但有些舞團有開班授課,這樣OK嗎?→立案團體可以營利,只是這些營收不能落入特定人的口袋,必須用在整個團體的營運上。立案團體依規定是不能開授短期補習班或相關收費課程,但我在整理的過程中發現,有些舞團是有開班授課的,因此才會提出疑問。督導員回應說基本上在團體來申請立案登記時,都會告知這些相關規定,但實際上團體們會怎麼作,我們比較不會去強制規定,因為就是秉持著一種鼓勵藝文團體活動的心態。

f.有很多團體缺乏年度查驗資料,按法規是可以撤銷登記的?→依法是可以撤銷登記的,但如同上述秉持著一種鼓勵藝文團體活動的心態,所以基本上沒有因此去註銷團隊的立案登記。加上其實每年的年度查驗隊團隊而言是有些排斥的,因為每年都必須籌備演出、團體的營運等等繁忙事務,還要每年多花精力在這些文書作業上,其實有團體都沒有如期繳交甚至對承辦人員有摩擦或是不客氣等等情形。而這些查驗的文書工作對承辦員來說又何嘗是輕鬆的呢。

g.有些團體變換負責人等變更申請似乎沒有全部按法走,所以負責人、連絡人、團址、團址電話、通訊地址、通訊電話、連絡人…等資料難以查證。

h.建議年度的查驗表單資料,可以區分團址、團址電話、通訊地址、通訊電話、負責人、連絡人…,因為在做校對時這些資料來源不一,難以查證修改資料庫。

i.團體登記的證號,因申請變更後,原證號廢,依新證為主。但有些變更資料裡面難以查證新證號為何?→ghi三個問題是連貫的,這也是問題所在。因為業務承辦轉手過太多人,每個人作業方式不同,也難以查證公文的原始資料,導致現在很多資料的正確性會受到質疑。不過也僅能以現今所能掌握的資料去做整理。關於查驗的表格是可以再做溝通的。

 E:\7,8月文化局表演藝術科實習\實習週記\20130701~0707第一週\IMG_3167.JPG   

【原先紙本資料切書後待整理】  

 IMG_3525.jpg

【校對並key in

(5)嘗試公文內容或文案撰寫

a. 水田音樂會的活動概述與預期效益的試寫。

 

我的試寫版

同事正式版

活動概述

 

該團致力於台灣音樂藝術的推廣,積極參與各項音樂演出與國際交流,並舉辦鄉鎮的巡迴演出,使音樂貼近人民生活圈,冀讓本縣各鄉鎮都能享受台灣音樂之不同風貌與風情。

藉由宜蘭農田水利會邀請參與「水田音樂會」活動,讓民眾認識「水田農趣、認識水利─從泥開始體驗活動」,並透過藝文團隊表演,培養民眾的藝術特質,並加以推廣創意蘭調國樂文化及拓展縣內更多藝文欣賞人口。

預期效益

藉由近距離與各鄉鎮民眾的音樂交流,並透過宜蘭在地音樂特色的樂曲演奏,使音樂走入社區,以樂會友促進台灣音樂的推廣。

藉由「水田音樂會」,以近距離式的、主動進入農村,將台灣音樂文化之美,更深入的介紹到宜蘭各地,以宜蘭縣創意蘭調國樂演奏、新意國樂的活力,並已「臺灣音樂創作」為主要音樂會訴求,將藝術種子散播到各鄉鎮。

b. 參考文件為原住民14族藝術文化推廣計畫書。必須依活動計畫書來濃縮出重點,點出活動主題、日期、時間、演出團隊、舞碼簡介等等。

c. 為配合文化工場第五週電影院放映的幾米繪本改編系列電影,在演藝廳舉辦幾米電影分享展。展覽文字撰寫,雖然最後沒有被採用,不過卻也學到很多。例如必須清楚觀眾取向、展品內容等等,這些都會影響文案撰寫的方式。

以下是我的試寫文案:

一、  一、策展說明文字

    各位宜蘭鄉親們,大家有聽過幾米這號人物嗎?其實他是出身宜蘭的重量級繪本家哩!在幾米公園裡彷彿讓你置身於繪本或電影的故事中,羅東文化工場第五週電影院也放映幾米改編的系列電影。

    而在我們宜蘭演藝廳也將舉辦微型的幾米作品分享展,將展出幾米的繪本與相關電影書,如:《向左走‧向右走》電影書、《星空》繪本與電影書…等精彩作品。歡迎大家樓上揪樓下、厝邊揪隔壁、阿公揪阿嬤、阿母揪阿爸、朋友揪親戚、逗陣來看展!

E:\7,8月文化局表演藝術科實習\實習週記\20130805~0811第六週\相片記錄\0806\IMG_3420.jpg  

【幾米分享展的實景】

e. 蘭陽舞蹈團的推薦講稿試寫,內容如下:

蘭陽舞蹈團逆天行推薦講稿

    舞蹈能夠搭配音樂、美術與戲劇,而透過肢體的表現傳達藝術之美,蘭陽舞蹈團便以舞蹈作為發展藝術教育的主軸。蘭陽舞蹈團除了推廣舞蹈藝術之美,更讓藝術扎根在蘭陽這塊土地上,並積極發揚中華文化注入中國傳統舞蹈新生命,推動國民外交出國巡演,而獲得熱烈的回響與好評。

    舞團的舞蹈風格除了中華文化的傳統舞蹈,與台灣本土文化內涵的編舞題材的基礎之外,更結合西方古典芭蕾的舞蹈風格,並注入創新的設計元素,而使蘭陽舞蹈團每次的演出都非常地多元且精彩豐富。

    本次舞劇《逆天行》則是舞團將累積近半世紀的東方舞蹈能量,透過舞蹈肢體來詮釋孫悟空的叛逆。其實每個人心目中都藏著一個小孫悟空,為了自己堅持的道理而奮力。

   本次舞劇更擁有強大的製作群,由蘭陽舞蹈團藝術總監陳慧如、紙風車御用導演王立安共同打造全新內容的孫悟空,再加上多媒體設計劉邦耀、舞台設計鬼才黃日俊、編曲大師李哲藝與服裝設計師林秉豪共同打造極具魅力的舞台呈現。

    除了欣賞音樂與精湛的舞蹈之外,服裝與舞台燈光上的視覺刺激,也將提供多重的感官體驗給大家。

    歡迎大家持續支持蘭陽舞蹈團在發揚舞蹈藝術的努力,也誠摯地邀請大家前來觀賞這齣大戲《逆天行》。

    不論是否有被採用,但是明白了必須對推薦的舞團有一定程度的了解才能寫出推薦文。而且是演講稿,所以有些講稿撰寫的技巧也必須注意,例如: 2分鐘講稿大約600字或500字。因為一般來說,每分鐘可以講180~200字,不過由於是講稿,所以一句不超過15個字,因為若超過念起來會太長,換氣、聽眾的接收也許都會有影響。演說跟寫文不一樣,字會力求白話、有邏輯。

(6)搜尋各縣市的表演藝術活動申請要點:

    發現各縣市的演藝活動相關規定都不太一樣,有些也許每年的補助方式與資格都不同。身為藝術管理者若想幫藝術家爭取演出機會,這些相關規定都是可以去閱讀並吸收的,如何才能為藝術家爭取最大權益。

(7) 演藝廳自評表填寫:100年、101年的演出檔次、場次、天數、裝拆台天數、場地維修天數、場地使用總天數、觀眾人數等資料整理與填寫。先統計各月份之數據,再整合年度數據並校對。必須逐一確認演出檔次、檔期、是否售票、天數、國內外團體…等等,雖然繁瑣但卻對演藝廳的營運是有幫助的。

(8)童玩節演藝廳演出協助7/197/268/28/98/16,共五場。

    見習前台經理的工作。必須在演出前進行並完成前台作業的確認,與志工們協調今日的工作分配,以及與主持人做最後協調。也必須熟讀前台經理須知,包括上半場與下半場演出時間多長、是否有中場休息時間、休息多長時間、有無與觀眾互動的橋段…等等。一般來說,每場演出除了前台經理須知外,還會有技術需求表,前台經理必須熟知這些相關資訊以使演出能順利進行。

    劇場有分前台與後台,後台基本上是技術性相關的,leader是舞監;而前台就是對觀眾的相關服務,leader即前台經理。

     志工服務人員工作為引導觀眾入座、指示觀眾廁所位置等等,在適當的時間引導遲到觀眾進場。通常是曲目之間主持人出來介紹表演節目的短暫時間,來引導遲到觀眾進場。因為舞台內在進行表演時,若隨意開門會影響到演出的品質,可能是光線、聲響等等的干擾,所以適當引導遲到觀眾入場的timing也是對整個表演的尊重。

    前台經理在觀眾開始進場時,要隨時注意觀眾席的飽和狀況,意思是說如果發現觀眾人口超過一定數量之時,必須斟酌開放三樓的座位提供更多觀眾入場。

    19點開放觀眾入場,開放前幾分鐘前台經理必須廣播提醒觀眾即將可以入場,以及在進入表演廳必須注意的事項,包括不能帶水入場、不提供獻花等等。離開演前的幾分鐘,前台經理必須再廣播提醒觀眾盡速入座等等。前台經理在演出中必須注意與處理任何突發狀況。  

    總而言之,前台經理小跟班的體驗學到也見識了很多。因為畢竟之前完全沒有舞台工作的相關經驗,這次見習的經驗即讓我有機會窺探舞台的工作流程。

  E:\7,8月文化局表演藝術科實習\實習週記\20130805~0811第六週\相片記錄\0809\IMG_3475.jpg

【前台經理分配工作】

 E:\7,8月文化局表演藝術科實習\實習週記\20130722~0728第四週\0726-13.jpg    

 【演出工作教學】

(9)統整文化局同人觀看《海洋之心》演出的名單

    舞鈴劇場在傳藝中心有《海洋之心》的演出,舞鈴劇場有提供一些票券。希望打電話至各科科長詢問其意願,然後請各科的研考人員幫忙統計該科之同仁,再回傳給我做統整。

    其實打電話也是一門學問!督導員把相關的mail寄給我,他也教我如何使用表演藝術科自己的公用信箱,請我幫忙計資料給各科研考人員。斷斷續續都在做這件事:打電話、寄信、確認…。總之在聯繫這方面真的得到很棒的經驗,雖然會有些擔心害怕會做不好:打電話的語氣不夠禮貌、傳遞的訊息不夠準確…等等問題,不過在這過程中,慢慢也能以自己的方式去做事、傳遞訊息。在同仁們有善的回應裡,也讓我得到一些信心。

    統整完畢後,還要幫忙分配票券。傳藝中心寄票券過來,我負責分發出去給各科人員。統計各科張數、作簽收單、信封袋。先依照座位圖來分發票券,傳藝中心提醒他們會將貴賓放在第9排,若我們有局裡的長官可以安排在第10排。他們提供的位置從第10排到第12排,我就依照這些位置來安排座位。

E:\7,8月文化局表演藝術科實習\實習週記\20130729~0804第五週\0729-1.jpg

【票券信封袋】

    演出當天舞鈴劇場《海洋之心》我也去看了。還滿好看的,而且座位都坐滿了。整場演出的舞台畫面很美,音樂也滿好聽的。其中搭配扯鈴的演出更是很吸引觀眾眼球,因為他們的扯鈴會發光,整個舞台燈光暗了之後,就只看到會發光的扯鈴在動作。

    雖然有點小凸槌,不過整體而言演出都相當成功,而且還有與觀眾互動的情節,讓觀眾有參與感,結束後還可以和舞者們拍照留念,可以看得出來他們有用心在經營觀眾粉絲互動這塊。

(10) 聯絡縣內視覺類及創意工藝類的街頭藝人

    824日在羅東文化工場有公益活動,主辦廠商提供給這些街頭藝人擺攤,若街頭藝人有興趣在16日前回覆。我們協助訊息代發並統整參加之街頭藝人資料。

    先將97年度到102年度之視覺類及創意工藝類的街頭藝人篩選出來,先寄資料給已換證的街頭藝人,不過有些未提供mail所以還得一一打電話去提醒收信與詢問擺攤意願。有些街頭藝人有換證,但是總表通訊錄上還沒更新,協助校對並更新。

E:\7,8月文化局表演藝術科實習\實習週記\20130812~0818第七週\相片記錄\0815\IMG_3524.jpg

【與通訊錄、電話為伍】

(11) 調查縣內大專院校可供租借的設施,打電話詢問並上網查詢,整理出表格。

(12) 協助整理演藝廳103年上半年之評議申請資料

    將演藝廳評議申請的送件資料,作演出類別的分類並key inexcel檔。基本上分音樂、戲劇、舞蹈、其他四大類。音樂又分為演奏、演唱,演奏又分獨奏、室內樂、樂團等;演唱又分獨唱、演唱會等等。戲劇分現代戲劇與傳統戲劇。還有民俗技藝類、其他類等等。有些則是有音樂又有戲劇難以分類,必須去看企畫書中演出的比例來分類音樂或戲劇。

 

4. 預期成果與實際收獲

在實習過程裡,若能以所學之專業領域知識理論作為後盾,再加上在文化局實習的實務經驗之加持,在未來不管是藝術管理者的身分,或是文化行政者的身分,都能對我有很大的幫助並有實質的經驗、技能以及最重要的專業素養。

    也希望在實習過程當中學習到地方政府部門是如何推廣藝術、傳承藝術,且表演藝術科為提昇表演藝術風氣,是如何致力於各項演藝活動之推展,舉凡戲劇、舞蹈、音樂、電影等各類藝文活動。以及從實務經驗中,慢慢去釐清自己還有哪些需要學習的地方,並從做中學,希望除了自身經驗的衝實之外,對在地文化的推廣也能盡一微薄心力。

    以上是我的預期成果,而實際的實習收獲事實上也符合我的期待。我了解一個文化機關對地方藝文發展的責任很大,相對的其實承辦這些業務承辦員也很辛苦。之前,基於藝術家的心態或著一般大眾的期待,會希望這些機關的人員能夠完全站在我們的立場,但是一實際進入承辦單位的工作環境中,就了解到當中有很多事情其實是這些文化工作者、公務員花了很多精力與心血在推展我們地方的藝文發展業務。

    也體認到文化局在地方文化事務的發展與推動上,是重要的核心機構,對於機構的規章、管理、理念與執行也有所瞭解。

 

5. 實習心得與建議

    在實習當中處理過的各項交辦工作都讓我得到很好的實務經驗,也讓我的心態有很大的轉變。藉由實際進入體制,進而了解體制的運作方式,才知道很多事情是必須站在不同的角度去看事情。尚未進入體制之前會一廂情願站在自己的立場去看事情,但進入體制實際了解運作的方式與背後付出的工作者,才了解到行政不是所想的這麼簡單。

    就像科長分享的,行政就是非常繁瑣卻又重要的手續,即是要保存證據,跑流程、一關一關過。有些團體寄來的申請書與我們規定的內容有些不符合,這些團體也許不會知道承辦人員花了多少精力在看這些企畫書、公文、相關規定,又花了多少時間在跟上面與團體們溝通,最後才能順利地幫團體們申請或者得到相對的權利或補助。

    除了實務上經驗的獲取之外,最重要的還有人際關係該如何建立。很開心也很幸運,工作同仁都非常好相處,也很耐心的教我做事的方法。雖然同仁們都說在忙童玩節無法好好的教我感到很抱歉,不過從旁見習同仁們的做事方式也讓我上了一課。

    的確,每個人做事的方式都不一樣,但大家都非常盡心在為地方藝文的推廣在付出。每位同仁幾乎都有交辦給我協助的業務,同時也在教我如何去做這些事情,所以其實很開心大家能信任我把事情交給我,讓我有機會累積工作經驗。

    同樣地,對於實習機構一樣有些建議,因為真正在兩個月的實習過程中發現大家業務很多,而且似乎在分配上有些混亂。也許是因為表演藝術科的業務真的太多,又有些業務是新承辦的業務,所以每天都看到同仁們在忙很多事情,有些事情還是互相重疊的,或許在業務職掌的分配可以再明確一點,業務承辦員的負擔也許不會太過沉重。

    最後希望建議往後可以設計出一份實習生工作須知。因為這次的實習期間剛好是文化局在辦理童玩節業務最繁忙的時刻,所以大家都比較沒空可以幫我上課,關於演藝廳的營運、環境、承辦業務…等等都是在實習過程中慢慢吸收的,督導員給我的訊息也是斷斷續續的,所以在熟悉業務這塊我會覺得有些沒方向。雖然在慢慢熟悉的過程中學到的經驗也非常重要,但也許先擬出一份實習工作須知給實習生看,那麼在忙童玩節的時候就可以給實習生自己先慢慢去閱讀這些重要資訊,也許會比較快進入工作的氛圍裡面,也比較不會無所適從。

 

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